Можно ли использовать электронную подпись / ЭЦП / КЭП физического лица для электронного документооборота / ЭДО в компании и подписания документов с контрагентами

Не успели до 1 сентября 2023 года выпустить или продлить своим сотрудникам классические электронные подписи для ЭДО / Электронного документооборота?

Теперь этот вопрос легко решается с использованием подписи физического лица, оформляемой на сотрудника, и машиночитаемой доверенности (МЧД).

Как работать с подписью физ лица для электронного документооборота / ЭДО?

1. Прежде всего отправляем сотрудников в аккредитованный удостоверяющий центр для получения / выпуска электронной подписи / ЭЦП / КЭП физического лица. Такая подпись имеет стандартный срок действия – 15 месяцев, записывается, как правило, на защищенный носитель – рутокен, впоследствии может быть скопирована на иной носитель, например, флешку. Выпуск / получение электронной подписи физлица для ЭДО осуществляется только при личном присутствии владельца, который должен предоставить в удостоверяющий центр оригиналы документов: паспорт, СНИЛС, ИНН.
2. В системе СБИС Электронный документооборот сотруднику добавляется полученный электронный сертификат физического лица и настраивается машиночитаемая доверенность / МЧД. СБИС позволяет на любом тарифе ЭДО бесплатно регистрировать МЧД для 5 сотрудников.
3. Электронная доверенность / МЧД подписывается электронной подписью руководителя ЮЛ/ИП и отправляется на регистрацию в распределенный реестр ФНС. Система СБИС ЭДО позволяет указать в доверенности какие именно документы сотруднику доверено подписывать.
4. После регистрации МЧД можно подписывать исходящие и входящие документы по ЭДО подписью физ. лица. При этом информация об электронной доверенности будет отражена в штампе подписи – указан номер МЧД.

5. Проверить, есть ли доверенность в распределенном реестре ФНС (блокчейне), можно на сайте налоговой. Для этого откройте https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/check-status, введите номер МЧД и нажмите «Просмотр результата».

Сколько стоит получение ЭЦП / КЭП физлица для Электронного документооборота / ЭДО?

Остались вопросы по получению и работе электронной подписи физического лица для электронного документооборота, пожалуйста, пишите или звоните нам!