Бизнес может получать электронные подписи на представителей до 1 сентября 2023 (Закон от 19.12.2022 № 536‑ФЗ).

С 1 сентября 2023 года выпуск электронных подписей на представителей будет невозможен. Однако уже выпущенные ЭП / КЭП продолжат работать до истечения своего срока действия, но не позднее 31.08.2024 (Законопроект№ 216859-8).

После такие электронные подписи уйдут в прошлое. Сотрудники будут использовать личные электронные подписи и прикладывать к подписанному документу машиночитаемую доверенность (МЧД) от компании (ИП).

Собрали информацию о том, как работает электронная доверенность в переходный период в 2023-2024 году. Изучите, чтобы понимать, какие госорганы уже работают с МЧД, как с ней сдавать отчетность.

Что такое электронная доверенность (МЧД)

Электронная, она же — машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный документ, который компания (ИП) оформляет на имя своего представителя, например, сотрудника. Доверенность подтверждает право представителя подписывать электронные документы доверителя своей личной подписью.

Компания-доверитель заверяет машиночитаемую доверенность электронной подписью руководителя. Любая электронная подпись для этого не подойдет. Заверять МЧД компания может только усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП, ЭЦП, КЭП).

Машиночитаемая доверенность от предпринимателя должна быть заверена нотариально. Нотариусы готовятся к работе с МЧД.

Требования к электронной доверенности в 2024 году

Требования к форме и содержанию МЧД прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Какие данные должна содержать электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность от компании или ИП включает в себя и привычные пункты (из обычной бумажной доверенности), и новые. Ниже — полный перечень нужных сведений.

1. Наименование документа.
2. Сведения о доверителе:
   • для ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
   • для российского юрлица: наименование, юрадрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
   • для иностранного юрлица: наименование, заграничный юрадрес, ИНН (при наличии), регномер, сведения о руководителе, в том числе ФИО.
3. Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН.
4. Дата совершения доверенности.
5. Срок действия доверенности (при наличии).
6. Полномочия представителя в текстовом формате. Также могут быть указаны идентификаторы полномочий из классификатора полномочий.
7. Сведения об информсистеме, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, включая случай, когда ее отменил доверитель. Например, это может быть система оператора ЭДО.
8. Номер доверенности.
9. КЭП, которой подписали доверенность.
10. Возможность передоверия. Порядок передоверия МЧД пока не регламентирован.

Как оформить МЧД для работы

Представитель (сотрудник или другое физлицо) получает на себя личную электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указывают.

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

• Для сдачи отчетности — в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается.

ФНС и СФР предлагают сервисы, с помощью которых можно подготовить МЧД. Делайте все через свою бухгалтерскую программу, чтобы быть уверенным: документ сформируется именно в том формате, который поддерживает ваш оператор.

• Для подписания первички, счетов-фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами. Это могут быть электронные счета-фактуры, товарные и транспортные накладные (ЭТрН), акты. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД.

Технология — новая, участники ЭДО внедряют ее постепенно. У пользователей СБИС уже есть возможность работать с машиночитаемыми доверенностями.

Частые вопросы

Какой максимальный срок действия МЧД?

Электронная доверенность, как и бумажная, может действовать в течение срока, на который ее выдали. При этом максимальный срок не установлен. До 1 сентября 2013 года максимальный срок был — 3 года, но его отменили (смотрите статью 186 ГК РФ).

Если в доверенности не указали срок, она действует в течение одного года со дня выдачи.

Можно отозвать МЧД до окончания срока ее действия.

Есть ли ограничения по количеству выдаваемых МЧД?

Количество электронных доверенностей, которые может оформить фирма или предприниматель, закон не ограничивает. Причем не только сотрудники могут получить МЧД. Закон разрешает выдать ее физлицу, который не является сотрудником.

Заверяется ли МЧД у нотариуса?

Зависит от того, кто выдает доверенность. Смотрим привычные нормы Гражданского кодекса.

• Если МЧД от физлица, нотариусы заверяют такую доверенность. Сейчас нотариусы готовятся к этому.
• Если МЧД от компании, не требуется как-либо заверять доверенность, кроме как усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нужно ли хранить МЧД в бумажном виде?

Бумажная версия электронной доверенности не нужна.

Нужно ли при смене руководителя перевыдавать МЧД?

Нет, как и в случае с обычной доверенностью.