Электронное актирование – для каких контрактов?

Закон от 02.07.2021 г. № 360-ФЗ дополнил нормативную базу по контрактной системе в области госзакупок положениями об обязательном электронном актировании для всех заказчиков без каких-либо исключений.

Начиная с 01.01.2022 в соответствии с частью 13 статьи 94 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ в редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 360-ФЗ становится обязательным формирование и подписание документов о приемке в ЕИС в рамках исполнения контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур и закрытых электронных процедур (за исключением закрытых процедур, проводимых в соответствии с пунктом 5 части 11 статьи 24 Закона № 44-ФЗ).

Электронное актирование – это процесс электронного приема товаров, работ, услуг, при котором осуществляется формирование, оформление и обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем (поставщиком), проводимый через Единую информационную систему в области закупок (ЕИС). 

Электронное актирование – когда и как?

Если заказчик использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.

В ЕИС можно работать с документами о приеме, подтверждающими такие факты хозяйственной деятельности, как:

• прием-передача товаров без транспортировки с передачей товара заказчику;
• прием товаров с транспортировкой и передачей товаров заказчику или иному лицу, которое привлечено для транспортировки товаров;
• оказание услуг;
• передача результатов выполненных работ.

По этим фактам в ЕИС можно работать со следующими документами:

• документ о приеме (электронный акт) – необходимо использовать, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны;
• счет-фактура – документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость;
• счет-фактура и документ о приемке – по сути УПД – документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость, и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.

Пользователь самостоятельно выбирает, какой именно документ использовать для работы и подтверждения факта выполнения условий контракта. Плательщик НДС может работать как со счетом-фактурой, так и с УПД, а компания, которая не является плательщиком НДС, может использовать только документ о приеме.

Электронное актирование – порядок работы

Поставщикам рекомендуется заранее проверить настройки прав доступа в личном кабинете в ЕИС. У пользователя должны быть активированы следующие права доступа:

• просмотр договоров и создание документов о приемке;
• наличие доверенности на подписание закрывающих документов (при необходимости).

При наличие необходимых полномочий пользователь имеет доступ в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде.

Когда контракт выполнен, поставщик формирует в личном кабинете ЕИС электронный документ о приеме. В меню контракта пользователь выбирает пункт «Создать первичный учетный документ». В открывшемся шаблоне документа указывается название поставщика и заказчика, информация о поставленных товарах (выполненных работах), дата исполнения, имя и должность лица, которое ответственно за передачу.

При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С).
При этом загружаемый файл должен быть в формате xml. 

Часть требуемых данных автоматически подгружается из самого реестра контрактов. Сформированные в ЕИС документы о приеме при необходимости можно корректировать, однако править можно только в ситуациях, когда корректировка информации не предполагает изменения стоимости товаров (работ, услуг), которая указана в документе о приеме. Иными словами, тогда, когда не производится изменение объема товаров (работ, услуг) или цены за единицу.

При создании документа о приеме поставщик может добавить к нему иную документацию, которая свидетельствует о приеме товаров и предусмотрена контрактными условиями, а также подписать их электронной подписью. Важное условие при этом — дополнительные документы не должны противоречить сведениям в электронном документе о приеме.

После того, как документ сформирован и к нему добавлены приложения, их требуется подписать и направить для проверки и подписания заказчиком. Документацию в ЕИС подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Когда к документу о приеме приложены дополнительные документы, при подписании титулов поставщика и заказчика в личном кабинете последнего дополнительные документы о приеме также подписываются автоматически.

В процессе движения документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа.

Возможны следующие статусы:

• Проект — серый цвет (документ находится на стадии формирования поставщиком).
• Рассмотрение — желтый цвет (заказчик рассматривает полученный документ).
• Отказано — красный цвет (заказчик отказал в приемке, документ о приемке не подписан).
• Подписано — зеленый цвет (заказчик принял товары, работы, услуги, документ о приемке подписан).

Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. В случае если по документу получен ответ заказчика, в составе которого на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную.

Электронное актирование – вебинары

Рекомендуем пользователям просмотреть и изучить следующие материалы:

• руководства пользователей, методические материалы, презентации, видеоролики, размещенные на официальном сайте ЕИС в сфере закупок в разделе «Документы» – «Материалы для работы в ЕИС» – «Электронное актирование в ЕИС».